KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1. BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI'NIN NİTELİĞİ VE AMACI
1.1. GİRİŞ
İşbu imha politikası “ GELİŞİM ÖZEL EĞİTİM HİZMETLERİ VE DANIŞMANLIK TİCARET A.Ş.” kısaca (“ GELİŞİM KOLEJİ ” ) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin ” GELİŞİM KOLEJİ ” tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle “ GELİŞİM KOLEJİ ” nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
1.2. TANIMLAR
Doğrudan tanımlayıcılar | Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları, |
Dolaylı tanımlayıcılar | Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları, |
İlgili kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi, |
İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini, |
Kanun | 07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu, |
Yönetmelik | 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğini |
Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulunu |
Kayıt ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı, |
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası | “http://www.gelisim.k12.tr “ adresinden ulaşılabilecek, “ GELİŞİM KOLEJİ ” elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı, |
Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini, |
Kişisel Veri İşleme Envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri, |
Kişisel Verilerin Silinmesi | Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini |
Kişisel Verilerin Yok ( İmha ) Edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini |
Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini, |
Periyodik İmha | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini, |
ifade eder.
2. BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
2.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
“ GELİŞİM KOLEJİ ” nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. “ GELİŞİM KOLEJİ ” her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemekte ve korumaktadır.
a) Matbu ortamlar | Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır. |
b) Yerel dijital ortamlar | “ GELİŞİM KOLEJİ ” bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır. |
c) Bulut ortamlar | “ GELİŞİM KOLEJİ ” bünyesinde yer almamakla birlikte, “ GELİŞİM KOLEJİ ” nin kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır. |
2.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
“ GELİŞİM KOLEJİ ”, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri BGYS ve KVKK Kanunu kapsamında almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
2.2.1. Teknik Tedbirler
“ GELİŞİM KOLEJİ ”, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak ve BGYS ve KVKK Kanunu kapsamında aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
⁕ Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
⁕ Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
⁕ Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
⁕ Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmektedir.
⁕ “ GELİŞİM KOLEJİ ” bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.
2.2.2. İdari Tedbirler
“ GELİŞİM KOLEJİ ”, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak BGYS ve KVKK Kanunu kapsamında aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
⁕ Kişisel verilere erişimi olan tüm “ GELİŞİM KOLEJİ ” çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
⁕ Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
⁕ Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.
2.2.3. Şirket İçi Denetim
“ GELİŞİM KOLEJİ ”, Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır. Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir.
Denetim sırasında ya da sair bir şekilde “ GELİŞİM KOLEJİ ” sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, Veri Sorumlusu olarak “ GELİŞİM KOLEJİ ” bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.
3. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
3.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
3.1.1. Saklama Nedenleri
“ GELİŞİM KOLEJİ ” bünyesinde tutulan Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Politikasında ( http://www.gelisim.k12.tr web adresimizden ulaşabilirsiniz ) , belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
3.1.2. İmha Nedenleri
“ GELİŞİM KOLEJİ ” bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir ( İmha ) veya anonim hale getirilir.
Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
3.2. İMHA YÖNTEMLERİ
“ GELİŞİM KOLEJİ ”, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder ( İmha ) veya anonim hale getirir.
“ GELİŞİM KOLEJİ ” tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ( İmha ) ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
3.2.1.1 Silme Yöntemleri
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | |
Karartma | Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. |
Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | |
Yazılımdan güvenli olarak silme | Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
3.2.1.2 Yok Etme ( İmha ) Yöntemleri
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme ( İmha ) Yöntemleri | |
Fiziksel yok etme | Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | |
Fiziksel yok etme | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek, fiziksel olarak kesmek ve/veya delmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
De-manyetize etme (degauss) | Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir. |
Üzerine yazma | Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir. |
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | |
Yazılımdan güvenli olarak silme | Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
3.2.1.3. Anonimleştirme Yöntemleri
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
Değişkenleri çıkarma | İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır. Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir. |
Bölgesel gizleme | Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir. |
Genelleştirme | Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir. |
Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama | Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir. Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir. |
Mikro birleştirilme | Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır. |
Veri karma ve bozma | Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır. |
“ GELİŞİM KOLEJİ ”, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır.
3.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
3.3.1. Saklama Süreleri
VERİ SAHİBİ | VERİ KATEGORİSİ | VERİ SAKLAMA SÜRESİ |
Çalışan | İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri | Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Çalışan | İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri | Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Çalışan | İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki Veriler | Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman | İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile “ GELİŞİM KOLEJİ ” arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verileri | İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın, “ GELİŞİM KOLEJİ ” ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu 146.Md ile Türk Ticaret Kanunu 82.Md uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Ziyaretçi | “ GELİŞİM KOLEJİ ”'ne ait fiziki mekana girişte alınan Ziyaretçi'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., araç plakası ile kamera kayıtları, telefon aramalarında alınan ses kayıtları | 1(bir) süre ile saklanır. |
İnternet Sitesi Ziyaretçisi | İnternet Sitesi Ziyaretçisi'ne ait ad, soyad, e-posta adresi, gezinme hareketleri bilgileri | 1(bir) yıl süre ile saklanır. |
Çalışan Adayı | Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler | En fazla 10(on) olmak üzere özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır. |
Stajyer(öğrenci) | Stajyer'e ait staj dosyasında yer alan bilgiler | Staj ilişkisinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Müşteri | Müşteri'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., iletişim bilgileri, ödeme bilgileri ve yöntemleri, gezinme hareketleri bilgileri, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi, özel gün bilgileri | Müşteri'nin, satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulmasından itibaren Türk Borçlar Kanunu 146.Md ile Türk Ticaret Kanunu 82.Md uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Müşteri | Kamera görüntüleri, araç plaka bilgisi | 6 ay süre ile saklanır. |
Potansiyel Müşteri | Potansiyel Müşteri ile “ GELİŞİM KOLEJİ” arasındaki ticari ilişki kurulmasına dair sözleşme görüşmeleri sırasında alınan kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları | 1 (bir) yıl süre ile saklanır. |
“ GELİŞİM KOLEJİ ” ’nin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar (Tedarikçi, Fason Üretici, Bayi/Franchise | “GELİŞİM KOLEJİ” ’nin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar ile “ GELİŞİM KOLEJİ ” arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, “ GELİŞİM KOLEJİ ”’nin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firma çalışanı verileri | “ GELİŞİM KOLEJİ ” ’nin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmaların, “ GELİŞİM KOLEJİ ” ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu 146.Md ile Türk Ticaret Kanunu 82.Md uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Açık Rıza Formu ile alınmış diğer kişisel veriler | Yukarıda tanımlanmamış diğer sebeplerle açık rıza formu ile alınmış ad, soyad, T.C.K.N., iletişim bilgileri, ödeme bilgileri ve yöntemleri, gezinme hareketleri bilgileri, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi, özel gün bilgilerivs. | 10(on) yıl süre ile saklanır |
* Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
3.3.2. İmha Süreleri
“ GELİŞİM KOLEJİ ”, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme ( İmha ) veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden “ GELİŞİM KOLEJİ ” ’ne başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; “ GELİŞİM KOLEJİ ” talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. “ GELİŞİM KOLEJİ ” ’nin talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. “ GELİŞİM KOLEJİ ”, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep “ GELİŞİM KOLEJİ ” tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
3.4. PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; “ GELİŞİM KOLEJİ ” işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez 01.11.2019 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
3.5. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ
“ GELİŞİM KOLEJİ ”, gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.
“ GELİŞİM KOLEJİ ”, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla BGYS ve KVKK Kanunu kapsamında bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.
3.5.1. Teknik Tedbirler
⁕ “ GELİŞİM KOLEJİ ”, işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
⁕ “ GELİŞİM KOLEJİ ”, imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.
⁕ “ GELİŞİM KOLEJİ ”, imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.
⁕ “ GELİŞİM KOLEJİ ”, imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.
3.5.2. İdari Tedbirler
⁕ “ GELİŞİM KOLEJİ ” , imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.
⁕ “ GELİŞİM KOLEJİ ”, bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
⁕ “ GELİŞİM KOLEJİ ”, teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
⁕ “ GELİŞİM KOLEJİ ”, imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.
⁕ Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
4. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ
“ GELİŞİM KOLEJİ ” bünyesinde bir Kişisel Veri Komitesi ( KVKK Ekip Listesi ) kurar. Kişisel Veri Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
Kişisel Veri Komitesi bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere üç kişiden oluşur. Kişisel Veri Komitesinde görevli “ “ GELİŞİM KOLEJİ ” çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:
AD SOYAD | UNVAN |
Özlem TÜRK | BGYS & KVKK YÖNETİCİSİ |
Reyhan DÖNMEZ | BGYS & KVKK SORUMLUSU |
Kerem ÖZKAN | BGYS & KVKK EKİP ÜYESİ |
Yazgı EMİRLER | BGYS & KVVK EKİP ÜYESİ |
Ceren TATAR | BGYS & KVKK EKİP ÜYESİ |
Ebru ALKUT | BGYS &KVKK EKİP ÜYESİ |
5. BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM
“ GELİŞİM KOLEJİ”, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler zaman geçirmeden metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.
